Con la liberación de Sharepoint 2010 muchos nos preguntamos que fue de la versión gratuita (WSS). Durante muchos meses se habló de Windows Sharepoint Services 4.0 pero finalmente Microsoft liberó SHAREPOINT FOUNDATION 2010.

Sharepoint Foundation 2010 continúa con la misma estrategia de licenciamiento que su antecesor: libre para descargar y requiere únicamente licencias de Windows 2003 / 2008 donde se encuentra instalado.

A continuación exploramos la pregunta más importantes respecto de esta actualización.

Puedo actualizar un entorno de WSS 3.0 a Sharepoint Foundation 2010?

La respuesta es afirmativa. Aquellos entornos con Windows Sharepoint Service 3.0 SP2 64-bit pueden actualizar de forma relativamente transparente a Sharepoint Foundation 2010.

Al igual que muchos otros nuevos productos de Microsoft, Sharepoint 2010 es un producto 64-bit y por lo tanto, no es posible actualizar en entornos de 32-bit. El problema radica en que tampoco es posible actualizar un sistema operativo de 32-bit a 64-bit: es requerido reinstalar.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es el tamaño de la base de datos. En WSS 3 la base de datos interna no posee límite de tamaño. Por otro lado, en Sharepoint Foundation 2010 utilizando SQL Server 2008 Express el tamaño máximo es de 4GB.

Cuando el tamaño de la base de datos a migrar excede los 4GB deben tomarse ciertas precauciones como explica el artículo: Upgrading from a stand-alone installation of Windows SharePoint Services 3.0 to SharePoint Foundation 2010 when content databases exceed 4 GB.

La metodología de actualización de entornos 32-bit es la siguiente:

- realizar un backup: STSADM.exe -o  backup

- reinstalar Windows 2003 / 2008 en 64-bit (verificar el nivel de service pack requerido)

- reinstalar SQL Server y  WSS 3.0 en 64-bit

- restaurar el backup: STSADM.exe -o  restore

- ejecutar el asistente de pre-migración: STSADM.exe -o  preupgradecheck

-  realizar la actualización a Sharepoint Foundation 2010

Este procedimiento debería migrar con éxito la mayoría de las colecciones de sitios creadas en Sharepoint Services 3.0 a excepción de aquellas con un alto nivel de customización o Webparts.

Recientemente exploramos las novedades funcionales de Sharepoint 2010 en el artículo Qué hay de nuevo en Microsoft Sharepoint 2010?. A continuación, vamos a revisar algunos cambios importantes que posicionan a Sharepoint 2010 como la plataforma para explotación y publicación de información.

Excel Services

Los Servicios de Excel permiten la producción y publicación dinámica de planillas de cálculo y tablas pivotales. El mayor beneficio consiste en la facilidad que brinda esta herramienta para producir, compartir y publicar planillas de cálculo de forma interactiva en un entorno Web.

Utilizando Excel Services es posible evitar la generación de archivos y trabajar directamente sobre el servidor a través de servicios Web. Con el nuevo soporte REST es posible agregar fórmulas a nivel del servidor y gráficos a páginas de Sharepoint.

Performance Point

PerformancePoint es un producto de Microsoft que recientemente se fusionó con Sharepoint 2010. Permite gestionar Indicadores de Gestión, tableros de control, paneles, informes de administración, análisis, planeamiento, presupuestos, previsiones y consolidación.

SQL Server Analysis Services / Reporting Services

Con Sharepoint 2010 existe una integración nativa entre los productos tradicionales de explotación de información (BI) de SQL Server y las capacidades de publicación de Sharepoint. El mayor cambio en este campo es la generación de interfases ‘estandarizadas’ para que otros proveedores de soluciones de BI puedan conectar sus soluciones a Sharepoint y utilizarlo como plataforma de publicación.

SQL Server Powerpivot- Bases de datos en memoria

Conocido con el nombre código ‘Gemini’, esta nueva tecnología de SQL Server / Sharepoint 2010 permite montar bases de datos en memoria permitiendo que usuarios de Excel (Office) y Excel Services naveguen cantidades masivas de información sin necesidad de crear un cubo OLAP. Por ejemplo, navegar en 100 millones de filas de una planilla Excel.

Servicios de VISIO

El mayor cambio consiste en la posibilidad de mostrar (renderizar) diagramas de Visio en un entorno Web a través de Sharepoint 2010. Adicionalmente, se agregó el soporte para diseñar workflow de Sharepoint en Visio (actualmente en Sharepoint Designer)

Con el lanzamiento de Microsoft Sharepoint 2010 en Technical Preview comienzan a emerger las funcionalidades que vamos a encontrar en esta versión y los requerimientos técnicos asociados. Este video realizado por Microsoft presenta algunas de las novedades en el producto. Por otro lado,  en este artículo, hacemos un resumen de los aspectos más fuertes de Sharepoint 2010.

Al igual que ocurrió con Exchange 2007, estamos hablando de una versión únicamente para 64-bit. La plataforma de elección: Windows Server 2008 con base de datos SQL Server 2008 / 2005.

Un aspecto importante a destacar a nivel técnico es que no estará más soportado Internet Explorer 6 (IE6) pero tendremos soporte para Firefox v3 o superior. Algunas especulaciones hablan de Safari en plataforma Mac.

Cuáles son las principales funcionalidades?

1. Word, Powerpoint, Excel y OneNote Web. Una versión liviana que nos permitirá trabajar con nuestros documentos manteniendo el formato desde cualquier dispositivo.
2. Mejoras en la Colaboración. La nueva versión presenta un modelo de co-autoria sobre los documentos, integración avanzada con el e-mail y el calendario.
3. Soporte para Content Management Interoperability Services. Un estándar propuesta que consiste en una serie de Servicios Web para permitir que diferentes soluciones de CMS compartan la información de sus repositorios (Alfresco, EMC, Vignette, SAP y otros)
4. Mapear Listas a Tablas de una base de datos. La formula perfecta para consumir datos de fuentes externas y evitar el uso de interfases.
5. WEB EDIT. Una nueva funcionalidad que permite editar los sitios como si fuesen documentos Office. El objetivo es simplificar la edición de textos, imágenes y otras tareas recurrentes.
6. Interfaz del Usuario. Cambios en la estética para alinear todos los productos de la suite. Soporte para Silverlight y probablemente AJAX.
7. Mejoras en Sharepoint Designer. En la nueva versión es posible guardar los flujos de trabajo (workflows) y re-utilizarlos luego.
8. Múltiples mejoras en la BUSQUEDA. Más rápido, búsquedas facetadas y escalabilidad más allá de los 50 millones de documentos.

A nivel desarrollo, finalmente hay una fuerte integración con VISUAL STUDIO 2010, permitiendo el despliegue y debugeo de aplicaciones Sharepoint.

Por último, está confirmado que va a existir un sucesor a Windows Sharepoint Services 3, aunque no hay detalles al momento.

La fecha de liberación del producto está puesta para el primer trimestre (Q1) del 2010. Es muy probable que luego de la Conferencia de Octubre de este año tengamos más información.

“OpenCms es un sistema de Administración de Contenidos de código libre. Sitios de Internet, Intranet o Extranet pueden ser creados, mantenidos y administrados de forma rápida y efectiva. OpenCms permite crear plantillas altamente personalizadas y funcionalidad interactiva”  || http://www.opencms.org

A primera vista, parece que estamos hablando de algo muy similar. No obstante, el enfoque de cada producto es muy diferente.

A partir de una serie de preguntas y respuestas que iremos ampliando con el tiempo, este artículo pretende presentar las diferencias que pueden ayudar a un usuario final a seleccionar una tecnología sobre la otra.

P1. Qué diferencias de tecnología existen entre Sharepoint y OpenCms?

R1. Sharepoint es una solución que funciona sobre servidores Windows, base de datos SQL Server y se apoya en programación .NET de Microsoft.

Por su parte, OpenCms es una solución multi-plataforma que puede funcionar tanto en Linux como en Windows y soporta múltiples bases de datos. A nivel programación, utiliza lenguaje Java (JSP).

P2. Qué tecnología es mejor, JAVA o .NET?

R2. En primer lugar, hay que destacar que la tecnología subyacente no necesariamente hace al producto. Tanto las soluciones basadas en Java como en .NET han probado sus fortalezas con miles de casos de implementación. En este punto, no hay dudas respecto de la flexibilidad, escalabilidad, seguridad  y disponibilidad que pueden proveer ambos mundos.

La selección de la tecnología debe considerar principalmente las capacidades del equipo de trabajo a llevar adelante la implementación y dejar totalmente de lado posiciones dogmáticas relacionadas con la misma.

P3. Cómo es el licenciamiento?

R3. OpenCms es una solución de código libre disponible totalmente gratis mediante una licencia de uso público general (LGPL).

Sharepoint es un producto comercial disponible en múltiples versiones. Windows Sharepoint Services es la opción gratuita incluida como parte de la licencia de Windows Server. Office Sharepoint Server posee varias versiones y el licenciamiento varia dependiendo del uso. Por lo general, aplica la licencia por cantidad de procesadores.

P4. Qué tipo de sitios puedo construir con estos productos?

R4. OpenCms es una solución que posibilita la construcción de todo tipo de sitios, desde Intranets Corporativas (3M, Renault, Bayer, BMW, etc.) hasta sitios de alto tráfico (Dreamworks, Fox Australia, Diario Perfil, etc.).

Sharepoint es una solución orientada a Intranets y Extranets. A pesar de que existen casos importantes de uso para sitio públicos, el uso natural de Sharepoint pasa por colaboración en la empresa.

Con OpenCms construimos sitios de contenido y funcionalidad dinámica desarrollada programáticamente. Por otro lado, con Sharepoint, construimos funcionalidad dinámica mediante elementos pre-cargados que luego utilizamos para presentar contenido.

P5. Puedo construir un sitio sin programar?

R5. En OpenCms es necesario programar en diferentes puntos:

• es necesario integrar el diseño en los templates mediante codificación JSP
• la funcionalidad dinámica se construye programáticamente
• la creación de sitios es una tarea técnica

En Sharepoint, es posible construir una Intranet a partir de elementos pre-existentes:

• existe una gran variedad de Temas visuales que pueden aplicarse al sitio
• la funcionalidad se desarrolla a partir de LISTAS, BIBLIOTECAS, ENCUESTAS y una importante galería de Webparts disponibles
• cada elemento se puede personalizar, agregando o quitando columnas, cambiando formato, creando nuevas VISTAS, etc.
• es posible implementar TEMPLATES DE APLICACIONES. Estos templates proveen funcionalidad dinámica pre-armada para diferentes propósitos: mesas de ayuda, base de conocimientos, sitios de colaboración, reserva de salas, etc.

P6. Puedo personalizar la estética de los sitios?

R6. La personalización es un aspecto esencial de OpenCms. El usuario crea su diseño y luego se integra programaticamete a los templates. De esta forma, se alcanza un 100% de personalización.

Con Sharepoint, podemos personalizar hasta cierto punto. La ventaja es que para hacerlo, disponemos de una herramienta, SHAREPOINT DESIGNER, que nos permite realizar modificaciones a la estética del sitio con conocimientos básicos de plantillas de estilos. La desventaja, es que la estructura del sitio es semi-rígida y hay elementos que no pueden removerse fácilmente.

P7. Puedo gestionar los procesos de publicación de nuevo contenido?

R7. En OpenCms el proceso de autoría, edición y publicación de contenidos pueden manejarse fácilmente. Los usuarios pueden trabajar en el proyecto Offline hasta que un elemento es publicado y pasa a estar disponible en el proyecto Online. La herramienta maneja muy bien estos estados de los contenidos permitiendo previsualizar los diferentes escenarios.

En Sharepoint, el concepto de publicación es muy limitado. Debemos pensar la publicación como un cambio de estado sobre un elemento que impacta sobre los permisos del mismo haciendo que sea visible para otro grupo de usuarios.  Por lo general, esto se resuelve con el mecanismo de APROBACIÓN de elementos nativo.

P8. Cómo agrego nuevo contenido a los sitios?

R8. En OpenCms podemos agregar contenido desde el Workplace a través del botón NUEVO, mediante la vista de previsualización o mediante la funcionalidad de subir (UPLOAD). El contenido agregado va a estar disponible en determinadas partes del sitio de acuerdo a los atributos del mismo y los collectors utilizados en los diferentes templates. En otras palabras, módulos o secciones de un sitio van a recuperar y mostrar a los usuarios determinado tipo de contenido pudiendo realizar filtrados por diferentes atributos.

En Sharepoint podemos crear nuevos ítems a los elementos que componen un sitio: subir un nuevo documento, crear un nuevo elemento en una lista de cumpleaños, un nuevo contacto, un nuevo anuncio, una nueva página o incluso un sub-sitio. El contenido creado se visualizará en el contenedor correspondiente de acuerdo a la configuración de las vistas.